Poradnik Gazety Prawnej - prawo pracy, prawo cywilne, podatki

Jak płacić składki ubezpieczeniowe

Monika Szajdziuk, Grażyna Aniszewska

Stan prawny na 31 sierpnia 2004 r.

W dzisiejszych czasach spotyka się bardzo różne formy zatrudnienia. Dla zatrudnionego najpewniejszą z nich jest umowa o pracę. Jednak nie każdy pracodawca chce zatrudniać na jej podstawie, dążąc m.in. do zapewnienia sobie swobodniejszych możliwości wymiany kadry. Dlatego bardzo często na rynku pracy pojawiają się umowy zlecenia, agencyjne i inne o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu, albo umowy o dzieło. Od takich form zatrudnienia pracodawca (zleceniodawca) musi opłacić obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Niejednokrotnie pracodawcy chcąc uniknąć związanych z takim zatrudnieniem kosztów proponują zawarcie współpracy osobom prowadzącym działalność pozarolniczą. Takie osoby same muszą zadbać o swoje ubezpieczenia: mieć baczenie na wszelkie formalności związane z opłacaniem składek, złożyć odpowiednie dokumenty i dopilnować terminów rozliczania się z ZUS.

Nie jest łatwo połapać się w gąszczu przepisów ubezpieczeniowych, dlatego „Poradnik” pomoże Państwu w poruszaniu się po nich. Wyjaśni wątpliwości i odpowie na pytania związane z ubezpieczeniami społecznym i zdrowotnym, ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń, gdy jednocześnie czerpiemy dochody z kilku źródeł, i rozstrzygnie inne praktyczne problemy. Przedstawimy także, kiedy istnieje obowiązek zarejestrowania pracownika (lub osoby, z którą zawarto umowę cywilnoprawną) albo kiedy obowiązek zgłoszenia do ZUS ma osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności gospodarczej. Wskażemy, jakie dokumenty ubezpieczeniowe są wymagane i w jakich terminach należy je składać. Wszystko po to, aby szybko i umiejętnie załatwić „papierkową robotę”, a w efekcie skutecznie i sprawnie pracować.

Kto zapłaci składki i w jakiej wysokości?

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym reguluje ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 173, poz. 1808; dalej: ustawa ubezpieczeniowa). Określa ona, kiedy istnieje obowiązek odprowadzania składek na ZUS, kiedy tym ubezpieczeniom podlegamy dobrowolnie oraz w jakich sytuacjach wykonując pracę zarobkową możemy ich nie płacić. Natomiast obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego statuuje ustawa z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. nr 45, poz. 391 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 146, poz. 1546; dalej: ustawa zdrowotna).

Składki na ubezpieczenia społeczne trzeba płacić od dnia nawiązania stosunku pracy z pracownikiem do dnia jego rozwiązania. Obowiązkowymi składkami z tego tytułu są składki na ubezpieczenie:

• emerytalne: 19,52% podstawy wymiaru,

• rentowe: 13%,

• chorobowe: 2,45%,

• wypadkowe: od 0,97% do 3,86% podstawy wymiaru.

ZAPAMIĘTAJ

W 2004 r. składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 8,25% podstawy wymiaru.

Zasadą jest, że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe współfinansują pracownik i płatnik składek. Oznacza to, że są one płacone po połowie przez pracodawcę i pracownika (czyli odpowiednio: po 9,76% i 6,5%). Składkę na ubezpieczenie chorobowe opłaca z własnych środków pracownik, natomiast na ubezpieczenie wypadkowe – w całości pracodawca. Z kolei osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, podlegają obowiązkowi ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, gdy nie mają innego tytułu do ubezpieczeń. Podlegają również ubezpieczeniu wypadkowemu, gdy wykonują pracę w siedzibie zleceniodawcy. Mogą też przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Kto jest pracownikiem

Pracownikiem, który obowiązkowo podlega ubezpieczeniom, jest osoba pozostająca w stosunku pracy. Stosunek pracy powstaje po zawarciu następujących umów o pracę:

• na okres próbny, która może poprzedzać wszystkie inne umowy,

• na czas określony, w tym na czas zastępstwa nieobecnego pracownika,

• na czas wykonania określonej pracy,

• na czas nieokreślony.

PLUSY

• Zawarcie umowy na okres próbny nie jest obowiązkowe – zależy od woli stron.

• Nie jest dopuszczalne zawieranie kolejnej umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem po rozwiązaniu poprzedniej. Maksymalny czas trwania umowy na okres próbny wynosi 3 miesiące, można jednak zawierać ją na okresy krótsze. Takie uregulowania wzmacniają pozycję pracownika.

Umowa na czas określony jest jedną z częściej stosowanych umów terminowych. Pracodawca i pracownik mogą określić dowolny czas jej trwania. Rozwiązuje się ona po upływie okresu, na jaki została zawarta. Jeśli jednak zostanie podpisana na czas dłuższy niż 6 miesięcy, strony mogą przewidzieć możliwość jej wcześniejszego rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem.

ZAPAMIĘTAJ

Tylko umowy na czas określony zawarte na czas dłuższy niż pół roku mogą być rozwiązane za wcześniejszym wypowiedzeniem.

MINUSY

Umowy na czas określony są bardzo wygodne dla pracodawcy, ale pracownikom nie zapewniają poczucia bezpieczeństwa i stabilizacji pracy.

Umowa na czas nieokreślony daje pracownikowi największą ochronę. Pracodawca wypowiadając ją, musi uzasadnić swoją decyzję. Może być ona rozwiązana na trzy sposoby:

• przez porozumienie stron,

• przez oświadczenie jednej ze stron, z zachowaniem okresu wypowiedzenia,

• w trybie dyscyplinarnym.

Czym charakteryzuje się umowa o pracę

Umowa o pracę to zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem. Pracodawca wyznacza także miejsce, czas jej wykonywania i jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi wynagrodzenia. Stosunek pracy charakteryzuje podległość służbowa. Pracownik jest podporządkowany pracodawcy, co oznacza, że musi stosować się do jego poleceń. Umowa o pracę powinna definiować:

• rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,

• termin rozpoczęcia pracy,

• wymiar czasu pracy,

• wynagrodzenie.

ZAPAMIĘTAJ

Pracownicy podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego rozwiązania. Od każdej umowy o pracę trzeba zapłacić obowiązkowe składki, nawet gdy jedna osoba zatrudniona jest w kilku miejscach.

Umowy cywilnoprawne

Często umowa o pracę zastępowana jest umową cywilnoprawną. Pracodawcy chcąc czuć się swobodniej, zamiast umowy o pracę wolą zatrudnić pracownika na umowę zlecenia, agencyjną lub o dzieło. Zawieranie umów cywilnoprawnych również wywołuje konsekwencje w sferze ubezpieczeń – podlegają one bowiem reżimom ustawy ubezpieczeniowej i zdrowotnej.

Dla ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i zdrowotnego nie ma znaczenia, na jaki czas zostaje zawarta umowa cywilnoprawna. Natomiast na obowiązek (lub możliwość) ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego ma wpływ to, czy umowa cywilnoprawna rodzi obowiązek ubezpieczeń emerytalno-rentowych, a dodatkowo dla ubezpieczenia wypadkowego – to, czy jest wykonywana w siedzibie zleceniodawcy czy poza nią.

Umowę zlecenia charakteryzuje:

• brak zależności między zleceniobiorcą a zleceniodawcą,

• brak przymusu spełniania obowiązków przez zleceniobiorcę w oznaczonym miejscu i czasie, chyba że strony postanowią to w umowie,

• możliwość wykonywania umowy przez inne osoby wskazane przez zleceniobiorcę,

• podleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym tylko w przypadkach wyraźnie określonych przez przepisy.

Umowa cywilnoprawna powinna być zawarta na piśmie. W jej postanowieniach trzeba określić:

• rodzaj umowy (powinno to wynikać zarówno z treści, jak i z nazwy umowy),

• datę rozpoczęcia i zakończenia umowy,

• zasady ustalania wynagrodzenia.

ZAPAMIĘTAJ

Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom – emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu od dnia oznaczonego w umowie jako dzień jej rozpoczęcia do dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia.

Umowa zlecenia jest umową starannego działania. Jeśli jej wykonanie jest odpłatne, to zleceniodawca zobowiązuje się zapłacić zleceniobiorcy po jej wykonaniu umówioną cenę.

Umowa o dzieło jest natomiast umową rezultatu. Przypomina regulowaną przez ustawę z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 120, poz. 1252) umowę na czas wykonywania określonej pracy. Jednak między umową o dzieło a umową o pracę jest kilka istotnych różnic. I tak:

• przy umowie o dzieło wynagrodzenie należne jest po osiągnięciu określonego rezultatu (wykonaniu dzieła), a nie za samo świadczenie pracy,

• przyjmujący zamówienie jest związany warunkami umowy o dzieło, ale nie podlega poleceniom zamawiającego co do miejsca i sposobu wykonania dzieła,

• przyjmujący zamówienie nie musi wykonywać dzieła osobiście, jeśli nie wynika to wyraźnie z umowy,

• umowa o dzieło może być zawarta z osobą prawną.

Umowy cywilnoprawne z własnym pracodawcą

Przepisy dopuszczają zawieranie dodatkowych umów cywilnoprawnych przez pracodawcę z osobami zatrudnionymi już na podstawie umowy o pracę. Zawarcie takiej umowy może nastąpić jednak po spełnieniu następujących warunków:

• umowa cywilnoprawna (zlecenia, agencyjna, o dzieło) musi obejmować inne czynności niż wynikające z umowy o pracę,

• umowa musi spełniać kryteria pozwalające zaliczyć ją do umów cywilnych.

ZAPAMIĘTAJ

Zawarcie umowy cywilnoprawnej może nastąpić w celu wykonania zadań, które nie wchodzą w zakres czynności określonych w umowie o pracę. W przeciwnym wypadku mogłoby zachodzić podejrzenie, że pracodawca chce ominąć obowiązek zapłaty należności za godziny nadliczbowe.

Zbieg tytułów do ubezpieczeń

Zawarcie w jednym czasie umowy o pracę (lub kilku takich umów), wykonywanie oprócz niej pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, a czasami jeszcze prowadzenie pozarolniczej działalności powoduje zbieg tytułów do ubezpieczeń. Następuje on, gdy jedna osoba spełnia jednocześnie warunki do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń z co najmniej dwóch tytułów. Postępowanie w takim przypadku reguluje art. 9 ustawy ubezpieczeniowej. Rozstrzyga on, z którego tytułu trzeba zapłacić obowiązkowe składki na ZUS, a kiedy są one dobrowolne. Przewiduje także sytuacje, kiedy ubezpieczony w ogóle nie podlega ubezpieczeniom.

W praktyce najczęściej spotykanym zbiegiem tytułów do ubezpieczeń jest:

• zatrudnienie w kilku miejscach na podstawie umowy o pracę,

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych,

• praca na podstawie kilku umów cywilnoprawnych,

• prowadzenie działalności gospodarczej i praca na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kilka umów o pracę

Zawarcie kilku umów o pracę z różnymi pracodawcami powoduje, że z tytułu każdej z nich trzeba zapłacić obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Jeśli pracodawca zawrze ze swoim pracownikiem dodatkowo np. umowę zlecenia, to wtedy jest ona także obowiązkowym tytułem ubezpieczeń.

Pracownikiem jest także osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, albo umowy o dzieło, jeśli zawarła taką umowę z pracodawcą, u którego pracuje na podstawie umowy o pracę. Jest pracownikiem również wtedy, gdy na podstawie umowy cywilnoprawnej wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik zawrze z własnym pracodawcą którąś z umów cywilnoprawnych, będzie w nich traktowany jak pracownik. Wtedy od przychodu z ich tytułu trzeba zapłacić obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Do celów ubezpieczeń przychód z tych umów należy zsumować z wynagrodzeniem za pracę i od łącznej kwoty zapłacić wszystkie należne składki.

• PRZYKŁAD

Pani Agnieszka Z. pracuje w biurze jako archiwistka, zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Szef, znając ciężką sytuację materialną pracownicy, zaproponował jej umowę zlecenia. Zgodnie z nią, pani Agnieszka będzie sprzątała biuro albo w godzinach wieczornych po zakończeniu pracy, albo wcześnie rano, jeszcze przed jej rozpoczęciem. W tej sytuacji pani Agnieszka podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu umowy o pracę i umowy zlecenia. Podstawę wymiaru składek stanowi zsumowany przychód z tytułu umowy o pracę i zlecenia.

Umowa o pracę i zlecenia

Inaczej jest, gdy ubezpieczony zatrudniony jest na umowę o pracę i w tym samym czasie zawiera umowę zlecenia (agencyjną lub inną o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu) z innym podmiotem niż własny pracodawca. W takiej sytuacji umowa zlecenia będzie dobrowolnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Pod warunkiem jednak, że wykonując pracę osiąga on przychód w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, które wynosi 824 zł.

ZAPAMIĘTAJ

Od 1 stycznia 2004 r. minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być, co do zasady, niższe od 824 zł. Może jednak ulec obniżeniu w pierwszym roku pracy do 659,20 zł, a w drugim do 741,60 zł.

Składka na ubezpieczenie wypadkowe od umowy zlecenia będzie obowiązkowa, jeśli zleceniobiorca wykonuje pracę w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy i przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Jeśli umowa zlecenia została zawarta ze zleceniobiorcą, który pracuje już na umowę o pracę u innego pracodawcy i osiąga z niej przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne niższy od minimalnego wynagrodzenia (824 zł lub odpowiednio w pierwszym roku pracy 659,20 zł, a w drugim – 741,60 zł), wtedy od tej umowy zlecenia trzeba będzie zapłacić obowiązkowe składki na ZUS.

Kilku pracodawców i zleceniodawców

Jeśli zleceniobiorca, oprócz zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia, zawarł np. dwie umowy o pracę, każdą z wynagrodzeniem niższym niż minimalne (824 zł), wtedy o obowiązkowych składkach na ZUS z tytułu umowy zlecenia decyduje łączna kwota przychodu uzyskiwanego z tytułu umów o pracę. Jeżeli wynagrodzenie to (po zsumowaniu) jest wyższe od minimalnego (czyli 824 zł lub odpowiednio w pierwszym roku pracy 659,20 zł, a w drugim – 741,60 zł), wtedy zleceniobiorca z tytułu umowy zlecenia podlega dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, nie może przystąpić do ubezpieczenia chorobowego, a ubezpieczenie wypadkowe będzie obowiązkowe, jeśli przystąpi do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, i pracę z tytułu umowy zlecenia będzie wykonywał w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę.

Natomiast jeśli po zsumowaniu wynagrodzenia z umów o pracę okaże się, że jest ono niższe niż 824 zł (albo odpowiednio 659,20 zł lub 741,60 zł), wtedy umowa zlecenia będzie obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Ubezpieczenie chorobowe będzie dobrowolne, a wypadkowe – obowiązkowe, pod warunkiem że praca z tytułu umowy zlecenia wykonywana jest w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy.

• PRZYKŁAD

Krzysztof K. pracuje na 1/3 etatu u dwóch pracodawców. U każdego z nich osiąga wynagrodzenie w wysokości 400 zł. Dodatkowo zawarł umowę zlecenia z trzecim podmiotem na 1000 zł, a pracę określoną w umowie zlecenia wykonuje w domu. W opisanej sytuacji umowa zlecenia jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń społecznych, gdyż suma wynagrodzenia ze stosunków pracy jest niższa niż 824 zł. Od umowy zlecenia trzeba opłacić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, można dobrowolnie przystąpić do ubezpieczenia chorobowego. Natomiast umowa zlecenia nie podlega ubezpieczeniu wypadkowemu, gdyż jest wykonywana poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności zleceniodawcy.

Umowa zlecenia obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń

Jeśli ubezpieczony nie jest nigdzie zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a pracuje tylko na podstawie umowy cywilnoprawnej, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Jeśli umowę zlecenia zawarto z osobą, która nie podlega ubezpieczeniom z innego tytułu, wtedy trzeba od niej zapłacić obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zleceniobiorca ma prawo do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, a ubezpieczeniu wypadkowemu podlega obowiązkowo, jeśli umowę wykonuje w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę.

• PRZYKŁAD

Lucjan K. zawarł umowę zlecenia z firmą „X”, w której zobowiązał się do codziennego sprzątania biura za 1500 zł miesięcznie. Jest to jego jedyne źródło dochodów. W takiej sytuacji z tytułu zawartej umowy zlecenia podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i wypadkowemu, ponieważ umowę wykonuje w siedzibie zleceniodawcy. Pan Lucjan może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Gdy zawrzesz kilka umów cywilnoprawnych naraz

Często jeden ubezpieczony zawiera kilka umów zlecenia naraz z różnymi lub z jednym zleceniodawcą, nie mając stałej umowy o pracę. Wtedy objęty jest on obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi z najwcześniej zawartej umowy. Może jednak opłacać składki od pozostałych umów – wszystkich lub przez siebie wybranych. Taki zleceniobiorca może też zmienić tytuł do ubezpieczeń. Wybór obowiązkowych ubezpieczeń nie zależy od wysokości dochodu osiąganego z umowy zlecenia.

• PRZYKŁAD

Pani Justyna W. zawarła umowę zlecenia na wykonywanie prac korektorskich od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 r. za 1000 zł miesięcznie. Jest to jej jedyny tytuł do ubezpieczeń i od niego są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Jednak we wrześniu pani Justyna zawarła umowę zlecenia z innym zleceniodawcą na wykonywanie prac korektorskich od 1 do 30 września, a w umowie określono wynagrodzenie na 600 zł. W tej sytuacji pani Justyna może zmienić tytuł do ubezpieczeń na czas wykonywania drugiej umowy zlecenia. W okresie tym podstawą wymiaru składek jest kwota 600 zł z tytułu umowy zlecenia zawarta na wrzesień, a od umowy zlecenia na kwotę 1000 zł nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne.

Umowa o dzieło

Artykuł 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w trakcie takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Nie ma tu znaczenia okres, na jaki umowa została zawarta, ani wymiar czasu pracy w ramach stosunku pracy czy też fakt bycia studentem, uczniem itp. Przyjęcie tej rozszerzonej definicji pracownika powoduje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe od umów o dzieło zawartych po 13 stycznia 2000 r. Są one bowiem traktowane w ubezpieczeniach społecznych tak jak umowa o pracę.

Umowa o dzieło zawarta z własnym pracownikiem, który przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, nie rodzi obowiązku ubezpieczeń społecznych. Tak samo, jeśli zawierana jest z pracownikiem, który pobiera zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

ZAPAMIĘTAJ

Umowa o dzieło nie jest samoistnym tytułem do ubezpieczeń. Oznacza to, że jeśli osoba wykonuje pracę tylko na jej podstawie i nie płaci składek ZUS z innych tytułów, nie może przystąpić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Jeśli pracownik prowadzi jednocześnie działalność gospodarczą i w tym czasie wykonuje pracę na podstawie umowy o dzieło z własnym pracodawcą, a przedmiot tej umowy jest taki sam jak przedmiot prowadzonej działalności, wtedy podlega dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzonej działalności (obowiązkowo z tytułu stosunku pracy). Nie podlega natomiast ubezpieczeniom z tytułu umowy o dzieło.

Jeśli ubezpieczony pracuje w tym samym czasie na podstawie umów zlecenia i o dzieło, wtedy obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń jest wybrana przez niego umowa zlecenia. Ubezpieczony może przystąpić z niej do ubezpieczenia chorobowego, a obowiązek ubezpieczenia wypadkowego wystąpi, gdy umowa ta będzie wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy. Z tytułu umowy o dzieło nie może przystąpić do ubezpieczeń.

Emeryt lub rencista pracownikiem

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym zatrudnionych emerytów są takie same jak obowiązujące pozostałych pracowników, bez ustalonego prawa do emerytury bądź renty. Od takich pracowników trzeba więc zapłacić obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz składkę zdrowotną.

EKSPERT RADZI

Zlecenie dla emeryta

Ogólnie zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu zawieranych umów zlecenia przez osoby mające ustalone prawo do emerytury lub renty są takie same jak dla pozostałych ubezpieczonych. A zatem:

• jeśli emeryt lub rencista, który pozostaje w stosunku pracy, zawiera umowę zlecenia z własnym pracodawcą – z tytułu tej umowy traktowany jest jak pracownik i podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym,

• jeśli umowa zlecenia zawierana przez emeryta lub rencistę jest jedynym tytułem do ubezpieczeń, wtedy trzeba od niej zapłacić obowiązkowe składki,

• w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych z powodu zawartych kilku umów zlecenia, obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń jest umowa zawarta najwcześniej; można jednak objąć ubezpieczeniem pozostałe lub wybrane umowy albo zmienić tytuł do ubezpieczeń,

• emeryt będący pracownikiem, zawierający jednocześnie z innym podmiotem umowę zlecenia podlega obowiązkowym ubezpieczeniom z tytułu stosunku pracy; umowa zlecenia zawarta z innym podmiotem niż jego pracodawca jest dobrowolnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, niezależnie od tego, w jakiej wysokości otrzymuje on wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę.

• PRZYKŁAD

Emeryt, pan Zdzisław W. jest zatrudniony w szkole jako woźny na 1/4 etatu i z tego tytułu pobiera 600 zł wynagrodzenia. Jednocześnie zawarł z innym pracodawcą umowę zlecenia, w której zobowiązał się do pilnowania parkingu za 500 zł. W przedstawionej sytuacji pan Zdzisław podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym tylko z tytułu stosunku pracy. Mimo że dochód z umowy o pracę nie jest w wysokości minimalnego wynagrodzenia (824 zł), umowa zlecenia jest dobrowolnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Nie podlega on z tego tytułu ubezpieczeniu chorobowemu. Będzie podlegał obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu, pod warunkiem przystąpienia do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych.

Emeryci i renciści a umowa o dzieło

Od 1 lipca 2004 r. nie obowiązuje już wyjątek (na tle innych pracowników) w zawieraniu umów o dzieło z własnym pracodawcą przez pracowników-emerytów lub rencistów. Polegał on na tym, że umowy o dzieło takich pracowników zawierane z własnym pracodawcą nie podlegały ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Był to wyjątek wobec pracowników bez ustalonego prawa do emerytury lub renty. Ich umowy o dzieło zawarte po 14 stycznia 2000 r. z własnym pracodawcą podlegają bowiem obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Emeryci lub renciści mogli więc zawierać takie umowy bez konsekwencji w sferze ubezpieczeń. Od 1 lipca br. weszła jednak w życie ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z FUS, która likwiduje ten przywilej.

PLUSY

• Umowa o dzieło zawarta przez emeryta lub rencistę z innym podmiotem niż pracodawca nie podlega ubezpieczeniom społecznym.

• W praktyce pojawiły się wątpliwości, które umowy podlegają reżimowi ubezpieczeń, gdyż wspomniana nowelizacja nie zawierała przepisów przejściowych. Jak wyjaśnił ZUS, oskładkowaniu podlegają tylko umowy zawarte po 1 lipca. Oznacza to, że wszystkie umowy, które zostały zawarte choćby 30 czerwca, mimo że trwają nadal, nie zostaną obciążone składkami na ubezpieczenia.

Ubezpieczenie zdrowotne

Ubezpieczeniem zdrowotnym objęte są wszystkie osoby, które podlegają obowiązkowo lub mogą podlegać dobrowolnie ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym. Oznacza to, że ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają pracownicy od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego zakończenia. Także zleceniobiorcy (i inne osoby, które zawarły umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), którzy podlegają obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym z tytułu tej umowy, muszą zapłacić składkę zdrowotną. Jeśli natomiast pracownik nie podlega w ogóle obowiązkowi ubezpieczeń społecznych, nie podlega on również ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zgodnie z ustawą zdrowotną, obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, powstaje i wygasa w terminach określonych w przepisach o ubezpieczeniu społecznym. Oznacza to, że obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego powstaje od dnia określonego w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a wygasa z dniem zakończenia wykonywania umowy cywilnoprawnej.

Zgodnie z art. 24 ustawy zdrowotnej, jeśli spełnione są przesłanki do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego z więcej niż jednego tytułu, wtedy składka na ubezpieczenie zdrowotne opłacana jest z każdego z nich odrębnie.

MINUSY

Jeśli ubezpieczony uzyskuje przychody z więcej niż jednego źródła z tego samego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłaca się od wszystkich uzyskiwanych przychodów.

Zasada ta ma zastosowanie do przychodów uzyskiwanych z tytułu umów cywilnoprawnych. Takie same zasady obowiązują w stosunku do umów zawieranych przez emerytów i rencistów. Umowy zlecenia zawierane przez te osoby, zarówno z własnym pracodawcą, jak i z podmiotami niebędącymi pracodawcą, podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Umowa o dzieło jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego tylko w takiej sytuacji, gdy zostaje zawarta przez pracownika z własnym pracodawcą lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje on pracę na rzecz pracodawcy. W pozostałych przypadkach umowa o dzieło nie podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego.

Składki za pracownika

Zasady finansowania i wysokość składek na ubezpieczenia społeczne określają odpowiednio art. 16 i 22 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Podstawę wymiaru składek pracowników stanowi przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymywany ze stosunku pracy.

EKSPERT RADZI

Podstawa wymiaru składek

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest suma wypłat w danym miesiącu, które pracownik otrzyma z tytułu stosunku pracy. Dla celów ubezpieczeń nie ma zatem znaczenia, za jaki zaległy miesiąc wypłacono wynagrodzenie w danym miesiącu. Brane jest tu pod uwagę wynagrodzenie wypłacone pracownikowi począwszy od stycznia 1999 r. Zatem ustalając podstawę wymiaru składek pracownika za dany miesiąc, trzeba przyjąć wszystkie przychody wypłacone mu lub pozostawione do dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników, którzy zawarli umowę zlecenia lub o dzieło z własnym pracodawcą, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, zsumowany z przychodem z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło. Przychód ten traktuje się jak przychód osiągany przez pracownika ze stosunku pracy.

Podstawę wymiaru składek dla osób wykonujących umowę zlecenia, dla których w umowie określono odpłatność za ich wykonanie kwotowo albo w kwotowej stawce godzinowej, stanowi także przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast dla osób wykonujących umowę zlecenia, w których odpłatność została określona w inny sposób niż kwotowo bądź w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie – podstawę stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa od minimalnego wynagrodzenia, tj. 824 zł.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym ograniczona jest do trzydziestokrotności prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Kwotę te określa ustawa budżetowa. W 2004 r. wynosi ona 68 700 zł. Oznacza to, że jeśli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osiągnęła tę kwotę, dalej tych składek nie należy opłacać. Ograniczenia tego nie stosuje się do składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe i zdrowotne.

Co nie wchodzi do podstawy wymiaru składek

Nie każdy przychód otrzymany od pracodawcy trzeba ująć ustalając podstawę wymiaru składek. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 14, poz. 124) określa, jakich przychodów nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek. Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia, podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. następujące przychody:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,

• należności obliczane od wielkości efektów uzyskanych przez zastosowanie pracowniczego projektu wynalazczego i za dokumentację dostarczoną bezumownie przez twórcę projektu, przydatną do stosowania projektu, oraz nagrody za wynalazczość, za prace badawcze i wdrożeniowe,

• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy,

• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101² k.p.,

• odprawy wypłacone pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej na podstawie art. 125 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 21, poz. 205 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 116, poz. 1203),

• wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów BHP oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra,

• ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego,

• wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów BHP, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych,

• odszkodowania za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku oraz przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy – należne od pracodawcy na podstawie art. 237¹ § 2 k.p.,

• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,

• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór,

• wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 190 zł,

• ryczałty za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy,

• kwota otrzymywana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym – do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych,

• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,

• część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy ubezpieczeniowej – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju; tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy ubezpieczeniowej,

• równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich – w części odpowiadającej 75% dodatków,

• dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS,

• świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2003 r. nr 213, poz. 2081),

• świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie,

• zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,

• środki otrzymywane w zakładach pracy chronionej i zakładach aktywności zawodowej na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych, na podstawie odrębnych przepisów, z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowego funduszu aktywności, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków tych funduszy,

• składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,

• dodatki uzupełniające 80% zasiłek chorobowy wypłacane przez pracodawców – do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek,

• korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji,

• dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych – kart branżowych lub układów zbiorowych pracy, tj. ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci, świadczenia przyznawane z tytułu uroczystych dni (jak tradycyjne „barbórkowe”), z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni,

• nagrody za wyniki sportowe, wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe, oraz za wybitne osiągnięcia sportowe lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacane ze środków budżetowych,

• wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych,

• świadczenie w naturze w postaci działki gruntu,

• koszty opłacenia przez pracodawcę składek z tytułu zawartych lub odnowionych przed 9 lipca 1998 r. umów ubezpieczenia na życie na rzecz niektórych pracowników.

JAK TO SIĘ ROBI

Jak ustalić wartość pieniężną świadczeń w naturze?

Wartość pieniężną takich świadczeń ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu. W razie braku takich przepisów, wartość pieniężną ustala się:

• jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – według cen stosowanych wobec odbiorców innych niż pracownicy,

• jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę – według cen ich zakupu,

• jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

– dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego typu lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

– dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

– dla lokali własnościowych oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,

– dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Ustalanie podstawy wymiaru składki zdrowotnej

Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników i zleceniobiorców jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek, potrąconych ze środków ubezpieczonego. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne za osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług pobiera z dochodu ubezpieczonego i odprowadza zamawiający. W tym przypadku składkę na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące obniża się do wysokości zaliczki na podatek dochodowy, jeśli jest ona wyższa od zaliczki na ten podatek.

Do ustalenia podstawy wymiaru składki zdrowotnej pracowników i zleceniobiorców nie stosuje się wyłączeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz nie stosuje się ograniczenia podstawy wymiaru do trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, która na 2004 r. wynosi 68 700 zł.

Pozarolnicza działalność gospodarcza

Coraz częściej zamiast zatrudnienia na podstawie umowy o pracę pracodawcy proponują tzw. samozatrudnienie. W takim wypadku zainteresowany podejmuje prowadzenie pozarolniczej działalności. Wtedy ciąży na nim obowiązek ustalenia, jakie składki musi zapłacić, zgłoszenia do ubezpieczeń i comiesięcznego rozliczenia się z ZUS. Osoba taka z tytułu prowadzonej działalności podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ubezpieczeniu wypadkowemu i zdrowotnemu oraz dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu, pod warunkiem że działalność pozarolnicza jest jedynym tytułem do ubezpieczeń. Osobą prowadzącą pozarolniczą działalność jest:

• osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych,

• twórca lub artysta,

• osoba prowadząca działalność w zakresie wolnego zawodu:

– w rozumieniu ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2003 r. nr 202, poz. 1958),

– z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.,

• wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej.

Zgodnie z ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807), przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Natomiast działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

ZAPAMIĘTAJ

Nie jest działalnością gospodarczą działalność wytwórcza w rolnictwie w zakresie upraw rolnych, chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego, a także wynajmowanie przez rolników pokoi i miejsc pod ustawianie namiotów, sprzedaż posiłków domowych i świadczenie w gospodarstwie innych usług związanych z pobytem turystów.

Z kolei warto poznać definicje twórcy i artysty. Twórcą jest osoba, która tworzy dzieła w zakresie architektury wnętrz, krajobrazu, urbanistyki, literatury pięknej, sztuk plastycznych, muzyki, fotografiki, twórczości audiowizualnej, choreografii, lutnictwa artystycznego oraz sztuki ludowej, będące przedmiotem prawa autorskiego. Artystą zaś jest osoba wykonująca zarobkowo działalność artystyczną w dziedzinie sztuki aktorskiej i estradowej, reżyserii teatralnej i estradowej, sztuki tanecznej i cyrkowej oraz dyrygentury, wokalistyki, instrumentalistyki, kostiumografii, scenografii, a także w dziedzinie produkcji audiowizualnej reżyserów, scenarzystów, operatorów dźwięku, montażystów, kaskaderów.

Uznanie działalności gospodarczej za twórczą bądź artystyczną i ustalenie daty jej rozpoczęcia następuje w formie decyzji Komisji ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców. Data rozpoczęcia tych form pracy ma decydujący wpływ na podleganie ubezpieczeniom społecznym. Osoba prowadząca działalność w zakresie wolnego zawodu to osoba, która prowadzi działalność gospodarczą wykonywaną osobiście przez lekarzy, lekarzy stomatologów, lekarzy weterynarii, techników dentystycznych, felczerów, położne, pielęgniarki, tłumaczy oraz nauczycieli w zakresie świadczenia usług edukacyjnych polegających na udzielaniu lekcji na godziny, jeżeli działalność ta wykonywana jest na rzecz osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej albo na rzecz osób fizycznych dla potrzeb prowadzenia przez nie pozarolniczej działalności gospodarczej. Za osobiste wykonywanie zawodu uważa się wykonywanie działalności gospodarczej bez zatrudnienia na podstawie umów o pracę, zlecenia, umów o dzieło oraz innych umów o podobnym charakterze przez osoby, które wykonują czynności związane z istotą danego wolnego zawodu. Osobą prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wolnego zawodu jest także osoba, której przychody z tej działalności są przychodami w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustalając tytuł do podlegania ubezpieczeniom społecznym przedstawicieli wolnych zawodów, należy brać pod uwagę formę opodatkowania tej działalności.

Do celów ubezpieczeń społecznych tak samo, jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność, traktuje się wspólników spółek cywilnych, wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej. Jeśli w spółce z o.o. jest więcej niż jeden wspólnik, żaden z nich nie podlega ubezpieczeniom społecznym na takich zasadach jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność.

Prowadzenie pozarolniczej działalności może być jednym z dwóch lub wielu tytułów do objęcia ubezpieczeniami społecznymi. Następuje to wtedy, gdy osoba prowadząca taką działalność pozostaje jednocześnie w stosunku pracy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia, pracuje na podstawie kontraktu menedżerskiego lub prowadzi jednocześnie kilka innych rodzajów działalności pozarolniczej.

Działalność pozarolnicza i umowa o pracę

W przypadku równoczesnego – z prowadzeniem pozarolniczej działalności lub współpracy przy niej – pozostawania w stosunku pracy, obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i chorobowego jest zawsze stosunek pracy. Prowadzenie pozarolniczej działalności będzie tytułem dobrowolnym, jeśli podstawa wymiaru składek z umowy o pracę nie będzie niższa niż 824 zł (albo 659,20 zł w pierwszym roku pracy lub 741,60 zł w drugim roku).

• PRZYKŁAD

Marian Z. jest zatrudniony na umowę o pracę na pełny etat z wynagrodzeniem 1700 zł brutto. Jest to jego piąty rok pracy. Od 1 czerwca 2004 r. dodatkowo podjął działalność pozarolniczą. W tej sytuacji Marian Z. podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę. Z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności podlega jedynie dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Podlega również ubezpieczeniu wypadkowemu, ale tylko wtedy, gdy przystąpi do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Nie podlega natomiast ubezpieczeniu chorobowemu.

Jeśli osoba prowadząca działalność pozarolniczą wykonuje jednocześnie pracę np. na podstawie dwóch umów o pracę, wtedy trzeba zsumować podstawy wymiaru składek z dwóch stosunków pracy. Jeśli łączna podstawa wymiaru składek z kilku stosunków pracy wyniesie co najmniej 824 zł, wtedy prowadzenie pozarolniczej działalności lub współpraca przy niej stanowi tytuł do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych.

Pozarolnicza działalność i umowa zlecenia

Osoba prowadząca działalność pozarolniczą, która jednocześnie spełnia warunki do objęcia obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi z tytułu umowy zlecenia, jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Może ona jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi także z pozostałych (wszystkich lub wybranych) tytułów lub zmienić tytuł do ubezpieczeń. Obowiązek ubezpieczeń społecznych – obok umowy zlecenia – rodzi także umowa agencyjna i inne umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, niezależnie od okresu, na jaki te umowy zostały zawarte.

PLUSY

Jeśli umowa zlecenia jest wykonywana w czasie prowadzonej działalności pozarolniczej, a jej przedmiot jest taki sam jak tej działalności, wtedy z tytułu wykonywania umowy zlecenia pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym.

Oznacza to, że tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest prowadzenie działalności pozarolniczej, a umowa zlecenia nie stanowi ani obowiązkowego, ani dobrowolnego tytułu ubezpieczeń społecznych.

• PRZYKŁAD

Robert J. prowadzi działalność pozarolniczą i jednocześnie zawarł z towarzystwem ubezpieczeniowym umowę agencyjną. Przedmiot umowy agencyjnej jest taki sam jak przedmiot działalności prowadzonej przez agenta. W przedstawionej sytuacji trzeba zapłacić składki od działalności gospodarczej. Natomiast umowa agencyjna nie podlega ubezpieczeniom społecznym.

Kontrakt menedżerski

Kontrakt menedżerski należy do tzw. umów nienazwanych. Nie istnieją przepisy określające prawa i obowiązki menedżera. Najczęściej kontrakt przewiduje całościowe zarządzanie przedsiębiorstwem, włącznie z kadrami, organizacją produkcji, promocją itp. Zarządca ma obowiązek osobistego świadczenia pracy, ale kontrakt może przewidywać zastępowanie zarządcy przez inną osobę. Nie powinien on zawierać typowych dla umów o pracę uregulowań dotyczących np. czasu pracy czy obowiązku podpisywania listy obecności. W kontrakcie menedżerskim powinny znaleźć się przede wszystkim:

• data i cele zawarcia umowy,

• miejsce wykonywania umowy,

• obowiązki zarządcy,

• zasady zastępowania zarządcy,

• zakres tajemnicy obowiązującej zarządcę,

• zakaz konkurencji i prowadzenia dodatkowej działalności.

Jeśli kontrakt menedżerski jest zawarty w formie umowy o pracę, składki od niego płaci się jak od pracownika. Inaczej jest, gdy menedżer wykonuje działalność gospodarczą w zakresie usług związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem, wpisaną do ewidencji i zawiera w jej ramach kontrakt zbliżony do umowy zlecenia. Wtedy płaci obowiązkowe składki wyłącznie z tytułu kontraktu. Oznacza to, że jego zleceniodawca jest zobowiązany zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego i za każdy miesiąc opłacać składki.

Jeśli natomiast menedżer uzyskuje przychody z tytułu umowy o zarządzanie firmą i z tytułu działalności gospodarczej, wtedy następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń. W takiej sytuacji menedżer obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnym z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Może jednak na swój wniosek zostać objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z drugiego tytułu lub zmienić obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń. Ubezpieczenie zdrowotne będzie natomiast obowiązkowe i z tytułu umowy zlecenia (kontraktu), i z tytułu działalności gospodarczej.

Pozarolnicza działalność, umowa o pracę i umowa zlecenia

Jeśli osoba prowadząca działalność pozarolniczą jednocześnie wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z innym niż własny pracodawca, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu stosunku pracy, pod warunkiem że podstawa wymiaru składek z tego tytułu jest wyższa w przeliczeniu na miesiąc niż minimalne wynagrodzenie dla danego roku pracy, czyli od 1 stycznia 2004 r. 824 zł, a dla pierwszego roku pracy 659,20 zł, natomiast dla drugiego roku pracy 741,60 zł.

MINUSY

Jeśli podstawa wymiaru składek z tytułu stosunku pracy w przeliczeniu na miesiąc jest niższa od odpowiednich dla danego roku pracy kwot minimalnego wynagrodzenia, wtedy osoba prowadząca działalność pozarolniczą podlega obowiązkowo ubezpieczeniom również z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności, ale wtedy, jeśli tytuł ten powstał wcześniej niż umowa zlecenia.

PLUSY

W sytuacji tej można jednak zmienić tytuł obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z pozarolniczej działalności na umowę zlecenia lub na swój wniosek zostać objętym także ubezpieczeniami społecznymi z tytułu umowy zlecenia.

• PRZYKŁAD

Juliusz O. prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. Jednocześnie został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na 3/4 etatu od 1 kwietnia 2004 r. z wynagrodzeniem 650 zł. W miesiącu tym zawarł także umowę zlecenia z innym niż własny pracodawca. W tej sytuacji obowiązkowym tytułem ubezpieczeń społecznych dla Juliusza O. jest stosunek pracy i prowadzenie pozarolniczej działalności, które było obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń społecznych przed zawarciem umowy o pracę. Może on jednak złożyć wniosek o objęcie go dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi także z tytułu umowy zlecenia, a także zmienić tytuł obowiązkowych ubezpieczeń z prowadzenia pozarolniczej działalności na umowę zlecenia, natomiast z tytułu prowadzenia działalności podlegać ubezpieczeniom dobrowolnym.

Jeśli prowadzący działalność pozarolniczą jednocześnie pracuje i zawiera umowę zlecenia z własnym pracodawcą, przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych bierze się pod uwagę podstawę wymiaru składek z tytułu stosunku pracy oraz umowy zlecenia, która wtedy do celów ubezpieczeń społecznych traktowana jest jak przychód z tytułu stosunku pracy. Jeśli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne po zsumowaniu przychodu z tytułu stosunku pracy i umowy zlecenia jest niższa w przeliczeniu na miesiąc od minimalnego wynagrodzenia dla danego roku pracy, wtedy prowadzenie pozarolniczej działalności jest, obok przychodu ze stosunku pracy, także tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Inaczej jest, gdy osoba prowadząca działalność pozarolniczą wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę i zawiera z własnym pracodawcą umowę zlecenia (o świadczenie usług, umowę o dzieło), której przedmiot jest taki sam jak prowadzonej pozarolniczej działalności. Wtedy, ustalając tytuł do ubezpieczeń, nie należy brać pod uwagę umowy zlecenia (o świadczenie usług, o dzieło), ale uwzględnić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy, której wysokość wpłynie na to, czy prowadzenie pozarolniczej działalności stanowi drugi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń.

Osoba prowadząca kilka rodzajów działalności pozarolniczej jest obejmowana obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi tylko z jednego, wybranego przez siebie rodzaju działalności. Z pozostałych rodzajów działalności pozarolniczej nie podlega ubezpieczeniom społecznym.

Obowiązek ubezpieczeń społecznych

Osoby fizyczne, które na terenie Polski prowadzą pozarolniczą działalność, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu i rentowym oraz wypadkowemu. Mogą one przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego na wniosek. Objęcie tym ubezpieczeniem następuje od dnia określonego we wniosku.

EKSPERT RADZI

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorców

Prowadzący pozarolniczą działalność może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, jeżeli został objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Jeśli przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, nie przysługuje mu prawo przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz wypadkowego zachodzi od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności pozarolniczej lub współpracy przy jej prowadzeniu, a kończy się w dniu jej zaprzestania bądź współpracy. Uważa się, że działalność jest rozpoczęta w dniu, w którym osoba prowadząca pozarolniczą działalność, po uprzednim zgłoszeniu do ewidencji działalności gospodarczej, faktycznie podjęła prace, które są związane z przedmiotem prowadzenia tej działalności.

Twórcy lub artyści podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności, który zostaje określony w decyzji Komisji ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców.

Osoby prowadzące działalność pozarolniczą opłacają składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe od zadeklarowanej podstawy wymiaru. Nie może być ona jednak niższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Składka na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału. We wrześniu, październiku i listopadzie 2004 r. składki trzeba zapłacić od podstawy wymiaru nie niższej niż 1338,32 zł. Składki w tych miesiącach nie mogą być więc niższe niż:

• 261,24 zł – na ubezpieczenie emerytalne,

• 173,98 zł – na ubezpieczenia rentowe,

• 32,79 zł – na ubezpieczenie chorobowe.

ZAPAMIĘTAJ

Najniższa podstawa wymiaru ustalana jest w taki sam sposób dla składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.

Ograniczenie podstawy wymiaru składek do kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok (68 700 zł) nie dotyczy jednak ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Podstawa wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może przekraczać 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Kwota ta ustalana jest miesięcznie, poczynając od trzeciego miesiąca kwartału kalendarzowego, na trzy miesiące, na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału.

Ubezpieczenia w trakcie miesiąca

Jeśli rozpoczęcie wykonywania działalności pozarolniczej nastąpi w trakcie miesiąca i w związku z tym objęcie ubezpieczeniami trwało przez jego część, wtedy najniższa podstawa wymiaru składek ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu do dni faktycznego podlegania ubezpieczeniom. W tej sytuacji kwotę najniższej podstawy wymiaru składek należy zmniejszyć do liczby dni faktycznego podlegania ubezpieczeniom. W tym celu trzeba podzielić ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

ZAPAMIĘTAJ

Kwoty uzyskanej z podzielenia najniższej podstawy wymiaru przez liczbę dni miesiąca nie należy zaokrąglać.

Liczba ta powinna zostać przemnożona w takiej postaci przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Dopiero po tym przemnożeniu należy dokonać zaokrąglenia ustalonej podstawy wymiaru składek za część miesiąca do pełnych groszy, z uwzględnieniem trzeciego miejsca po przecinku. Podstawę wymiaru należy zaokrąglić do pełnych groszy w górę – jeśli końcówka jest równa lub wyższa od 0,5 gr albo w dół – jeśli końcówka jest niższa od 0,5 gr. Zasada proporcjonalnego zmniejszania najniższej podstawy wymiaru składek ma zastosowanie także, gdy ubezpieczony choruje w ciągu miesiąca, jeśli z tego tytułu spełnia warunki do przyznania zasiłku chorobowego.

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego

Osoba prowadząca działalność pozarolniczą podlega obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia jej zakończenia.

• PRZYKŁAD

Katarzyna B. prowadzi działalność pozarolniczą i jednocześnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, a do tego wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z innym niż jej pracodawca zleceniodawcą. W tej sytuacji Katarzyna B. podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej, stosunku pracy oraz umowy zlecenia.

EKSPERT RADZI

Składka zdrowotna przy kilku źródłach dochodów

Jeśli osoba prowadząca działalność pozarolniczą uzyskuje przychody z więcej niż jednego źródła w ramach tego samego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego (czyli prowadzenia działalności pozarolniczej), wtedy składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być opłacana z każdego ze źródeł. Odrębnym tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego jest:

• pozarolnicza działalność gospodarcza prowadzona na podstawie przepisów o działalności gospodarczej,

• pozarolnicza działalność gospodarcza prowadzona na podstawie przepisów szczególnych (np. na podstawie ustawy o systemie oświaty),

• status wspólnika spółki cywilnej,

• status twórcy i artysty,

• status osoby prowadzącej działalność w zakresie wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,

• status osoby prowadzącej działalność w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• status wspólnika jednoosobowej spółki z o.o.,

• status wspólnika spółki jawnej, komandytowej i partnerskiej.

W związku z tym, iż składkę należy odprowadzać oddzielnie od każdej wymienionej formy, niezależnie od przedmiotu prowadzonej działalności, oznacza to, że jedna osoba może być zobowiązana do opłacenia składek z maksymalnie dziesięciu źródeł przychodów.

• PRZYKŁAD

Danuta F. prowadzi działalność pozarolniczą na podstawie wpisu do ewidencji. Od stycznia 2004 r. została także wspólnikiem spółki partnerskiej. W przedstawionej sytuacji Danuta F. musi zapłacić składkę na ubezpieczenia zdrowotne od każdej z tych działalności.

• PRZYKŁAD

Edyta D. prowadzi działalność pozarolniczą – jest wspólnikiem w dwóch spółkach cywilnych. W przedstawionej sytuacji Edyta D. zapłaci jedną składkę na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż źródło przychodu, z którego osiągany jest przychód, jest tego samego rodzaju.

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących działalność pozarolniczą jest zadeklarowana kwota, która nie może być jednak niższa niż 75% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału włącznie z wypłatami z nagród z zysku. Składka w nowej wysokości, podobnie jak w składkach na ubezpieczenia społeczne, obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału. Za wrzesień, październik i listopad 2004 r. podstawa wymiaru nie może być niższa niż 1799,46 zł. Oznacza to, że składkę zdrowotną trzeba zapłacić w wysokości 148,46 zł.

Odmiennie niż przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek zdrowotnych nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru.

Składka na ubezpieczenia zdrowotne nie podlega również proporcjonalnemu zmniejszeniu do liczby dni faktycznego podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym miesiącu kalendarzowym. Jest ona miesięczna i niepodzielna. Oznacza to, że jeśli osoba prowadząca pozarolniczą działalność podlegała obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu przez część miesiąca i tak musi zapłacić składkę zdrowotną w pełnej wysokości, jakby była ubezpieczona przez cały miesiąc.

MINUSY

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu za okresy pobierania zasiłku chorobowego. Oznacza to, że osoby, które prowadzą działalność pozarolniczą i jednocześnie przebywają na zasiłku chorobowym przez cały miesiąc lub jego część, i tak muszą opłacić składkę zdrowotną za ten miesiąc w pełnej wysokości.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości obowiązuje także w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego nabytego z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej, jeśli owa działalność jest prowadzona podczas pobierania tego zasiłku.

Dokumenty zgłoszeniowe

Zgłoszenie płatnika

Zgłoszenie płatnika składek powinno być złożone na odpowiednim formularzu. Służą do tego dokumenty:

• ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej lub

• ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej.

ZAPAMIĘTAJ

Zmiana danych występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu.

Korekta to poprawienie lub usunięcie błędów w danych, które zostały popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres siedziby płatnika.

Do danych identyfikacyjnych płatnika składek należy NIP (numer identyfikacji podatkowej) nadany mu przez urząd skarbowy. Płatnicy składek, którzy nie mają NIP, zobowiązani są złożyć wniosek o nadanie tego identyfikatora we właściwym urzędzie skarbowym w celu otrzymania NIP dla celów ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

Drugim identyfikatorem jest REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej.

W przypadku braku podstawy prawnej do nadania płatnikowi numeru REGON, jest on zobowiązany do wpisania nazwy skróconej, jaka została podana w zgłoszeniu do urzędu skarbowego.

Płatnik w danych identyfikacyjnych podaje nazwę skróconą płatnika, zgodną z podaną do urzędu skarbowego albo podczas rejestracji REGON. Jeżeli płatnik nie ma nazwy skróconej (nie podawał jej do urzędu skarbowego albo podczas rejestracji REGON), to zobowiązany jest do jej utworzenia i konsekwentnego podawania na wszystkich dokumentach przesyłanych do ZUS. Utworzona nazwa powinna składać się maksymalnie z 31 znaków i nie zawierać znaków innych niż litery i cyfry.

Dane identyfikacyjne płatnika będącego osobą fizyczną powinny zawierać imię i nazwisko, NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W przypadku jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek cywilnych, jawnych, partnerskich i komandytowych ZUS przyjął za poprawny tryb składania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dotyczących wspólników i pracowników spółki:

• gdy spółka będzie pełniła rolę płatnika składek za wspólników i pracowników,

• gdy wspólnicy spółki będą sami pełnili obowiązki płatnika składek na własne ubezpieczenie.

ZAPAMIĘTAJ

Płatnik składek jest zobowiązany złożyć druk – zgłoszenie płatnika składek w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS, we wskazanej jednostce organizacyjnej Zakładu.

Do zgłoszenia płatnik składek jest zobowiązany dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON.

PLUSY

W formularzach zostały usunięte (tzn. zaciemnione) pola, których płatnicy, w wyniku nowelizacji ustawy, nie mają obowiązku wypełniać. Zaciemnienie pól jest jednoznaczne z tym, iż nie muszą ich wypełniać, zgodnie bowiem z przyjętymi zasadami wypełniania dokumentów płatnicy wypełniają tylko pola jasne.

Na podstawie zgłoszenia płatnika składek zakładane jest w ZUS jego konto, na którym rozliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkich ubezpieczonych. Podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych w zgłoszeniu płatnika składek, a następnie konsekwentne ich podawanie we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych ma duże znaczenie dla poprawności rozliczenia składek na koncie płatnika. W związku z tym blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością.

Formularz ZUS ZPA wypełnia płatnik – osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – składek w celu zgłoszenia:

• płatnika składek,

• zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA),

• korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).

Należy pamiętać, że blok dane organizacyjne powinien być jednoznacznie wypełniony, tj. zawsze powinno być wypełnione tylko jedno z pól.

ZAPAMIĘTAJ

We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym z rozliczaniem i opłacaniem składek oraz przyznawaniem i wypłatą świadczeń, należy podawać dane identyfikacyjne płatnika składek podane w jego zgłoszeniu.

Wpisując datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, należy pamiętać, że przy ponownym zgłaszaniu płatnika składek data powstania obowiązku opłacania składek nie może być wcześniejsza od daty wyrejestrowania podanej na wcześniej złożonym dokumencie ZUS ZWPA.

rysunek

Formularz ZUS ZFA wypełnia płatnik składek – osoba fizyczna – w celu zgłoszenia:

• płatnika składek,

• zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA),

• korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).

Jeżeli zgłoszenie płatnika składek składa wspólnik spółki cywilnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnej, komandytowej lub partnerskiej, który będzie rozliczał się indywidualnie, w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek podaje swoje osobiste numery NIP i PESEL (nie wypełnia pola REGON) oraz swoje nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia. Takie dane podaje konsekwentnie na wszystkich składanych za siebie dokumentach.

Jeżeli płatnik ma więcej niż jeden rachunek bankowy, do zgłoszenia należy dołączyć formularz ZUS ZBA – informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek, który stanowi załącznik do formularza ZUS ZPA lub ZUS ZFA.

Formularz ZUS ZBA należy wypełnić w celu zawiadomienia o:

• rachunkach bankowych płatnika składek,

• nowym rachunku bankowym,

• zamknięciu dotychczasowego rachunku.

Formularz ten wypełnia płatnik, który w zgłoszeniu:

• ZUS ZPA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej – w bloku IV pole 02 lub

• ZUS ZFA – zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby fizycznej – w bloku V pole 02

podał, że ma inne rachunki bankowe.

Formularz ZUS ZBA wypełnia się również w celu zgłoszenia zamknięcia rachunku bankowego lub zgłoszenia zmiany/korekty danych dotyczących rachunku bankowego.

W celu zgłoszenia zmiany lub korekty numeru rachunku płatnik zobowiązany jest wypełnić blok III w formularzu ZUS ZBA, w którym dokona wyrejestrowania wcześniej zgłoszonego rachunku, oraz blok IV, w którym dokona zgłoszenia właściwego rachunku.

Jeśli adresy prowadzenia działalności gospodarczej są różne od adresu siedziby płatnika, do zgłoszenia powinien zostać dołączony druk ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek, który stanowi załącznik do zgłoszenia płatnika składek.

Formularz ZUS ZAA należy wypełnić w celu zawiadomienia o:

• adresie prowadzenia działalności,

• nowym adresie prowadzenia działalności,

• likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem,

• zmianie lub korekcie adresu prowadzenia działalności.

W przypadku zmiany/korekty danych dotyczących adresu prowadzenia działalności – płatnik składek zobowiązany jest wypełnić blok III, w którym zgłosi likwidację działalności pod wcześniej zgłoszonym adresem oraz blok IV, w którym dokona zgłoszenia właściwego adresu.

Jeżeli płatnik składek ma jeszcze inne, niż wymienione w druku ZUS ZAA, adresy prowadzenia działalności, powinien wypełnić dodatkowy formularz ZUS ZAA.

Zmiana/korekta danych identyfikacyjnych płatnika

Do zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek służy druk ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek.

Płatnik składek ma obowiązek zawiadomienia ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do swoich danych zawartych w zgłoszeniu płatnika składek w terminie 14 dni od ich zaistnienia, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

ZAPAMIĘTAJ

O wszelkich zmianach dotyczących numerów identyfikacyjnych oraz nazwy skróconej płatnika składek, a w przypadku płatników składek będących osobami fizycznymi także nazwiska, pierwszego imienia i daty urodzenia, płatnik składek zawiadamia w formie dokumentu pisemnego, według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.

Do zawiadomienia płatnik składek zobowiązany jest dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON.

rysunek

Formularz ZUS ZIPA należy wypełnić w celu:

• zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA,

• zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą fizyczną, podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZFA.

Na podstawie przekazanego przez płatnika składek dokumentu ZUS ZIPA będzie dokonana zmiana danych identyfikacyjnych na koncie płatnika składek. Prawidłowość danych identyfikacyjnych zapisanych na koncie jest podstawą właściwego rozliczenia składek za wszystkich ubezpieczonych. Niezwykle ważne jest zatem staranne wypełnienie bloku II poprzednimi danymi przekazanymi przez płatnika do ZUS i bloku III aktualnymi i prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi.

Bardzo ważne jest wypełnienie poprzednich danych identyfikacyjnych płatnika składek zgodnie z danymi, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA albo w bloku III w ostatnio złożonym zgłoszeniu zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek ZUS ZIPA.

ZAPAMIĘTAJ

Blok III to aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek, czyli dane, które powinny figurować na koncie płatnika składek.

W przypadku niezgodności poprzednich danych identyfikacyjnych płatnika składek z danymi podanymi w zgłoszeniu ZUS ZFA, ZUS ZPA lub danymi podanymi w bloku III poprzednio złożonego dokumentu ZUS ZIPA składany druk ZUS ZIPA zostanie odrzucony przez system komputerowy ZUS. W takiej sytuacji należy ponownie złożyć poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIPA.

Zgłoszenie ubezpieczonego

Podmiotem zobowiązanym do składania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za ubezpieczonego jest płatnik składek. Osoby zaliczane do grupy ubezpieczonych z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności są zobowiązane do pełnienia roli płatnika składek na własne ubezpieczenie. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA.

Formularz ZUS ZUA wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego):

• do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego,

• do ubezpieczeń społecznych,

• zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA).

ZAPAMIĘTAJ

W sytuacji konieczności zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy użyć formularza ZUS ZIUA. Natomiast o zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu dotyczącym tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania płatnik składek zawiadamia ZUS przez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane.

Osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność dokonują zgłoszenia na formularzach:

• ZUS ZFA – zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej oraz

• ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń, gdzie dane identyfikacyjne płatnika składek i osoby ubezpieczonej mogą się powtarzać.

Osoby zgłaszające się do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego i rentowych oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego obejmowane są ubezpieczeniem chorobowym od dnia wskazanego we wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń zostanie dokonane w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Blok danych organizacyjnych powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, gdyż informuje on o tym, czy jest to pierwsze zgłoszenie ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego, pierwsze zgłoszenie ubezpieczonego z danego tytułu wyłącznie do ubezpieczeń społecznych czy też zgłoszenie zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia.

PLUSY

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, na którym ewidencjonowane są składki na poszczególne ubezpieczenia z dokumentów rozliczeniowych składanych przez płatnika składek.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego należy wypełnić szczególnie starannie, podając prawidłowo i czytelnie numery PESEL i NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia.

Informacje podane w bloku tytuł ubezpieczenia służą do gromadzenia na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany jest także podany w dokumencie zgłoszeniowym schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za danego ubezpieczonego. Podany kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.

Kody tytułu ubezpieczenia zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2004 r. nr 101, poz. 1039).

Wypełniając ostatnie pole kodu tytułu ubezpieczenia należy pamiętać, że orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o:

• całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,

• całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,

• częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Kod pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wypełnia się, jeśli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami dotyczącymi okresu tej pracy. W polu „Kod pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze” należy wpisać kod aktualnie wykonywanego zawodu podany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr 222, poz. 1868). Wykaz kodów dostępny jest także na stronie internetowej pod adresem http://www.zus.pl/ref_99/porad3/klasyf.htm.

Formularz ZUS ZZA należy wypełnić w celu zgłoszenia:

rysunek

• do ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego, który z danego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej zgłoszonych na formularzu ZUS ZZA.

Blok danych organizacyjnych powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony. Oznacza to, że powinno być wypełnione tylko jedno z pól, gdyż informuje o tym, czy jest to pierwszorazowe zgłoszenie ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego czy zgłoszenie zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu na formularzu ZUS ZZA ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia.

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczenia zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, na którym gromadzone są dane o przebiegu ubezpieczenia.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego należy wypełnić ze szczególną starannością, podając prawidłowo i czytelnie wpisane numery PESEL i NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia.

rysunek

ZAPAMIĘTAJ

Podając dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia, należy wpisać trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.

Formularz ZUS ZCNA przeznaczony jest do:

• zgłoszenia danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,

• zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego uprzednio na druku ZUS ZCNA.

EKSPERT RADZI

Członek rodziny

W przypadku konieczności dokonania korekty danych dotyczących członka rodziny należy wypełnić blok IV, w którym płatnik dokona wyrejestrowania wcześniej zgłoszonego członka rodziny, oraz blok V, w którym płatnik dokona zgłoszenia właściwych danych członka rodziny.

Przez członka rodziny należy rozumieć następujące osoby, które nie podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione oraz wnuka i dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce będące w rodzinie zastępczej, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej, do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku,

• małżonka,

• wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Formularz ZUS ZCZA przeznaczony jest do:

• zgłoszenia danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,

• zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego uprzednio na druku ZUS ZCZA.

Zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego

Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej następuje na formularzu ZUS ZIUA.

EKSPERT RADZI

Kiedy należy złożyć formularz ZUS ZIUA

Formularz ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, jeśli uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia) podane w bloku III formularza ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych.

W przypadku konieczności zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego nie ma konieczności ponownego podawania danych ewidencyjnych i adresowych.

Przy wypełnianiu formularza ZUS ZIUA szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe wypełnienie poprzednich danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.

Blok danych organizacyjnych informuje, czy jest to zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej czy zgłoszenie korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.

W bloku poprzednich danych identyfikacyjnych należy wpisać, odpowiednio do nazwy pola, dane identyfikacyjne ubezpieczonego podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA, ZUS ZZA lub dane z bloku IV poprzednio złożonego zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej ZUS ZIUA.

W bloku aktualnych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego wpisuje się odpowiednio do nazwy pola aktualne i prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Zmiana lub korekta danych identyfikacyjnych na koncie osoby ubezpieczonej będzie dokonana na podstawie przekazanego przez płatnika składek dokumentu ZUS ZIUA.

ZAPAMIĘTAJ

Prawidłowość danych identyfikacyjnych zapisanych na koncie jest podstawą właściwej ewidencji składek na poszczególne ubezpieczenia.

Niezwykle ważne jest zatem staranne wypełnienie bloku III poprzednimi danymi przekazanymi przez płatnika do ZUS i bloku IV aktualnymi i prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego.

Osoba ubezpieczona, której dane będą zmieniane lub korygowane, powinna własnoręcznym podpisem potwierdzić zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Korygowanie dokumentów zgłoszeniowych

Korektę płatnik składek przekazuje wtedy, gdy poprawia, usuwa błąd w danych, który został popełniony we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych.

ZAPAMIĘTAJ

Korekta danych zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu zgłoszeniowego.

Korekty błędnie podanych danych ewidencyjnych i adresowych płatnika składek dokonuje się poprzez złożenie dokumentu zgłoszenia w trybie korekty. Dokument zgłoszenia płatnika ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie korekty wypełnia się wpisując „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

Jeżeli konieczne jest dokonanie korekty adresu prowadzenia działalności, należy złożyć dokument ZUS ZAA. W dokumencie tym wypełnia się blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, a następnie w bloku III w polu 01 wpisuje się „2” (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod adresem), zaś w kolejnych polach – adres nieprawidłowy, natomiast w bloku IV w polu 01 wpisuje się „1” (tj. nowy adres), zaś w kolejnych polach – prawidłowy adres prowadzenia działalności.

W sytuacji gdy w bloku I dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA zamiast pola „Zgłoszenie do ubezpieczeń (ubezpieczenia)” zaznaczono pole „Zgłoszenie zmiany/korekty danych...” – należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I „Dane organizacyjne” zaznaczyć „X” odpowiednio w jednym z pól oznaczających zgłoszenie.

W przypadku wypełnienia kilku pól w bloku I – należy powtórnie złożyć dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I.

Natomiast w przypadku podania na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń identyfikatorów ubezpieczonego o błędnej strukturze, np. PESEL 8-znakowy lub przy braku minimum identyfikacyjnego – należy ponownie złożyć dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać „X” w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”.

Od 1 stycznia 2003 r. uległ zmianie sposób zgłaszania zmian i korekt niektórych danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Dotyczy to zgłaszania zmiany lub korekty takich danych, jak:

• kod tytułu ubezpieczenia,

• rodzaje ubezpieczeń,

• data objęcia ubezpieczeniami.

W przypadku konieczności zgłoszenia zmiany lub korekty wymienionych danych, płatnik składek zobowiązany jest złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, a następnie złożyć ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń.

W przypadku błędnego wpisania danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II dokumentu „Zgłoszenie danych o członkach rodziny...” ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA – należy złożyć ponownie dokument zgłoszenia.

Tak samo w przypadku błędnego wpisania danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podanych w bloku III dokumentu „Zgłoszenie danych o członkach rodziny...” ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA – należy złożyć ponownie dokument zgłoszenia.

Natomiast w przypadku błędnych danych identyfikacyjnych lub innych danych dotyczących członka rodziny ubezpieczonego, zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego, należy wypełnić dokument ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA w następujący sposób:

• w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” – wpisać dane płatnika,

• w bloku III „Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – wpisać dane ubezpieczonego,

• w bloku IV „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w polu 01 wpisać „2” (tj. wyrejestrowanie członka rodziny), a w dalszych polach wpisać wszystkie dane podane w nieprawidłowym zgłoszeniu,

• w bloku V „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w polu 01 wpisać „1” (tj. zgłoszenie nowego członka rodziny), a w dalszych polach podać wszystkie prawidłowe dane członka rodziny,

• w bloku VIII (w dokumencie ZUS ZCZA) lub VI (w dokumencie ZUS ZCNA) „Oświadczenie płatnika składek” – wpisać datę wypełnienia dokumentu oraz złożyć podpis; w bloku następnym „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” – podpis składa ubezpieczony.

Dokumenty rozliczeniowe

Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej – ZUS DRA oraz dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych. Są to druki:

• ZUS RCA – raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,

• ZUS RZA – raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,

• ZUS RSA – raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Należy pamiętać o tym, by blok danych identyfikacyjnych płatnika składek wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

Jeśli ubezpieczony objęty jest ubezpieczeniem z kilku tytułów do ubezpieczeń (z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia), płatnik składek zobowiązany jest złożyć imienne raporty miesięczne odrębnie z każdego kodu tytułu ubezpieczenia.

Przekazanie imiennych raportów ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 12 XX za osoby przebywające na urlopach wychowawczych oraz pobierające zasiłek macierzyński jest traktowane jako zgłoszenie do ubezpieczeń.

Dokumenty rozliczeniowe płatnik składek powinien przekazywać w komplecie, który składa się z deklaracji rozliczeniowej oraz dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych. W każdym komplecie dokumentów rozliczeniowych identyfikator deklaracji i identyfikatory imiennych raportów miesięcznych muszą być jednakowe.

Dane organizacyjne w dokumentach rozliczeniowych zawierają identyfikator dokumentu w formacie numer, miesiąc, rok, gdzie:

• numer – oznacza numer raportu za dany miesiąc, przy czym:

01 – oznacza raport miesięczny,

02 – oznacza raport korygujący,

03–39 – to kolejne numery raportów korygujących za ten miesiąc.

Numery od 40 do 49 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez płatników, którzy w trakcie miesiąca uzyskali lub utracili status zakładu pracy chronionej lub aktywności zawodowej i zobowiązani są złożyć za dany miesiąc dwa komplety dokumentów rozliczeniowych.

Numery od 51 do 69 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za świadczeniobiorców przez powiatowe urzędy pracy, Wojskowe Biuro Emerytalne, Zakład Emerytalny MSWiA, Biuro Emerytalne Służby Więzienniczej, jednostki organizacyjne pomocy społecznej, banki lub inne podmioty za świadczeniobiorców, którym wypłacają emerytury lub renty z zagranicy.

Instytucje te, rozliczając składki należne za własnych pracowników (zleceniobiorców itp.), składają dokumenty oznaczone numerami od 01 do 39.

Numery od 51 do 89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za emerytów i rencistów przez ZUS.

Rozliczając składki należne za własnych pracowników (zleceniobiorców itp.), Zakład składa dokumenty oznaczone numerami od 01 do 39.

Numery od 70 do 79 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych za sędziów i prokuratorów oraz za żołnierzy i funkcjonariuszy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego.

Numery od 80 do 89 zostały przeznaczone dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez syndyka masy upadłościowej za okres od dnia ogłoszenia upadłości.

Numery od 90 do 99 – dla dokumentów rozliczeniowych składanych przez ZUS za osoby pobierające zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub przebywające na urlopach wychowawczych, którym zasiłek wypłaca ZUS.

ZAPAMIĘTAJ

W razie gdy płatnik składek wyczerpie numery przeznaczone do oznaczania dokumentów rozliczeniowych korygujących za dany miesiąc, a powstanie konieczność sporządzenia i przekazania do ZUS następnych korekt, powinien używać ostatniego numeru. Na przykład w przypadku płatnika składek, dla którego przeznaczone są numery od 1 do 39, po ich wyczerpaniu powinien on używać numeru „39”, zwracając szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie daty wypełnienia dokumentów.

Blok dotyczący oświadczenia płatnika składek jest potwierdzeniem wiarygodności danych przekazywanych na dokumentach ubezpieczeniowych.

Rozliczanie składek w przypadku opłacania „sam za siebie”

Płatnicy rozliczający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia przekazują tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Od kwietnia 2003 r. osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie i/lub osoby współpracujące, zwolnione są z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejne miesiące, jeśli nie następują zmiany w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonym komplecie dokumentów rozliczeniowych. Zwolnienie z obowiązku składania takich dokumentów rozliczeniowych dotyczy również miesięcy, w których następuje zmiana wysokości minimalnej podstawy składek.

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, zobowiązane do opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne z więcej niż jednego źródła przychodu (co powoduje, że minimalna podstawa wymiaru składek na to ubezpieczenie jest wielokrotnością kwoty 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw wraz z wypłatami z zysku), powinny składać dokumenty rozliczeniowe za miesiące, w których następuje zmiana minimalnej podstawy wymiaru na to ubezpieczenie.

Jeśli płatnik składek opłaca je za dany miesiąc na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne, w składanych odrębnie deklaracjach rozliczeniowych w bloku I pole 01 jako termin przesyłania deklaracji wpisuje „4”.

Płatnik składek opłacający składki wyłącznie za siebie, zobowiązany do złożenia za dany miesiąc więcej niż jednej deklaracji rozliczeniowej ze względu na różne kody tytułu ubezpieczenia, składane deklaracje oznacza odpowiednio:

• pierwszą – numerem identyfikatora 01, korygującą numerem z przedziału 02–39,

• drugą – numerem identyfikatora 40, korygującą numerem z przedziału 41–49,

• trzecią – numerem identyfikatora 51, korygującą numerem z przedziału 52–69.

Przy wypełnianiu bloku IV – zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania – należy pamiętać, że osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia kwoty składek wpisują w pola dotyczące składek finansowanych przez ubezpieczonych.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia wraz z kodem tytułu ubezpieczenia należy wpisać w bloku XI – deklaracja dochodu.

Rozliczanie składek w przypadku zatrudniania pracowników

Komplet dokumentów rozliczeniowych w przypadku zatrudniania pracowników składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA, ZUS RZA oraz ZUS RSA.

Formularz ZUS RCA stanowi załącznik do formularza ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Na formularzu ZUS RCA płatnik sporządza:

• raport miesięczny,

• raport korygujący,

w którym rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne lub wyłącznie na ubezpieczenia społeczne oraz zasiłki wypłacone z budżetu państwa.

Jeżeli płatnik składek sporządza raport za więcej niż czterech ubezpieczonych, zobowiązany jest wypełnić kolejną kartkę raportu ZUS RCA.

Blok danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.

W bloku III B – zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne – w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy wpisać:

1 – jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,

2 – jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał płatnik składek,

3 – jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ZUS.

PLUSY

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie wypadkowe nie stosuje się ograniczenia, o którym mowa w przypadku podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób, które ubezpieczeniu chorobowemu podlegają dobrowolnie, nie może przekraczać miesięcznie 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Jeśli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe jest wyższa, niż ograniczona do 250% podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, w polu 05 wpisuje się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Zakłady pracy chronionej i zakłady aktywizacji zawodowej w stosunku do osób niepełnosprawnych oraz zakłady pracy zatrudniające poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, w stosunku do osób zaliczonych do umiarkowanego i znacznego stopnia niepełnosprawności w polach 07–13 wpisują kwoty składek należne od ubezpieczonego i od płatnika składek, niezależnie od tego, że są one finansowane przez budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

W przypadku osób duchownych w polach 07–13 wpisuje się kwoty składek należnych od ubezpieczonego i od płatnika, odpowiednio do wysokości podlegającej finansowaniu przez ubezpieczonego i Fundusz Kościelny.

Jeśli kwota podstawy wymiaru składek dla danego ubezpieczonego jest wyższa niż 999 999,99 zł, należy wypełnić jeszcze jeden raport, dzieląc kwotę podstawy wymiaru składek.

Płatnik składek zobowiązany jest również do podania kwoty, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego (maksymalnie 7% wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowej składki na ubezpieczenia społeczne).

Formularz ZUS RSA stanowi załącznik do formularza ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Płatnik składek sporządza formularz ZUS RSA w celu przekazania informacji:

• o wypłaconych świadczeniach,

• o przerwach w opłacaniu składek.

JAK TO SIĘ ROBI

Podstawowe zasady wypełniania imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA

Jeśli płatnik nie wypłaca ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia (tzn. pole „Kwota” jest puste lub wpisane jest „0,00”) – nie wypełnia się pola „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”.

W przypadku wypłaty zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (kod 212, 214*, 311, 312, 313, 314, 331, 332, 333, 334) w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a w przypadku wypłaty świadczeń rehabilitacyjnych (kod 321, 322) w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń.

* Kod 214 został wprowadzony od 1 października 2003 r. Kod ten może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r.

Od 1 października 2003 r. wprowadzone zostały kody wyrównań: 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338, z tym że:

• kod świadczenia/przerwy 216 może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r.,

• kody świadczenia/przerwy 215, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338 mogą być wykazywane w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służą do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 1999 r.

Kody te należy stosować w przypadku dokonania dopłaty do wcześniej wypłaconego świadczenia.

W przypadku wypłaty wyrównań zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy (kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 335, 336, 337 i 338) w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazać liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a w przypadku wypłaty wyrównania świadczeń rehabilitacyjnych (kod 323, 324) w polu „Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” należy wykazywać liczbę świadczeń.

W przypadku konieczności dokonania korekty wyrównań świadczeń wypłaconych za okres do 30 września 2003 r. i wykazywanych w dokumentach rozliczeniowych za okres od października 2003 r. z kodem świadczenia podstawowego: 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334 w dokumentach rozliczeniowych korygujących należy używać kodów wyrównań obowiązujących od 1 października 2003 r., tj. odpowiednio kodów świadczenia/przerwy: 215, 216, 315, 316, 317, 318. 323, 324, 335, 336, 337 i 338.

MINUSY

Kody świadczenia/przerwy 333, 334, 337 i 338 mają zastosowanie tylko w przypadku wynagrodzeń lub ich wyrównań wypłaconych za okres niezdolności do pracy przypadających przed 1 stycznia 2003 r.

Od 1 października 2003 r. wprowadzony został kod 155, który może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r.

Okres przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 112*, 121, 122, 130*, 140*, 151, 152 musi być wykazywany w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA (tj. „Data od” i „Data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport).

* Od 1 października 2003 r. nie stosuje się kodów świadczenia/przerwy: 112, 130, 140, 220, zamiast kodu 112 stosuje się kod 111.

Okres, za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (kod 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334) oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie świadczenia (kod 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336, 337 i 338) nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA (oznacza to, iż „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, ale nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest on sporządzany).

EKSPERT RADZI

Jak sporządzić raport o wypłaconych świadczeniach

Podawany okres „Data od” – „Data do” nie może wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia będzie wykraczał poza rok kalendarzowy, należy w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na dwa raporty, tj.:

• w pierwszym raporcie należy wykazać okres do 31 grudnia oraz kwotę świadczenia przypadającą na wykazany okres,

• w drugim raporcie należy wykazać okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres. Należy jednak pamiętać, że data w polu „Data do”, wykazana w tym raporcie, nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata).

Jeśli dla jednego ubezpieczonego występuje więcej niż jedna sytuacja, dla której trzeba sporządzić raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, należy wypełnić kolejne bloki.

W przypadku wypełniania dla jednego ubezpieczonego więcej niż jednego bloku danych, należy podać ten sam typ i numer identyfikatora.

Formularz ZUS RZA stanowi załącznik do formularza ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Formularz ZUS RZA wypełnia płatnik składek w odniesieniu do osób podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Formularza tego nie stosuje się w odniesieniu do osób podlegających ubezpieczeniom społecznym (obowiązkowo lub dobrowolnie).

Na formularzu ZUS RZA płatnik sporządza:

• raport miesięczny,

• raport korygujący.

Jeżeli płatnik składek sporządza raport za więcej niż czterech ubezpieczonych, zobowiązany jest sporządzić kolejną kartę raportu ZUS RZA.

Na formularzu ZUS DRA należy sporządzić:

• deklarację rozliczeniową,

• deklarację korygującą.

W deklaracji rozliczeniowej płatnik składek rozlicza składki oraz wypłacone w tym samym miesiącu zasiłki oraz zasiłki rodzinne i pielęgnacyjne podlegające rozliczeniu na poczet składek.

Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.

Wypełniając blok I – dane organizacyjne – w polu 01 należy wpisać:

1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,

2 – dla deklaracji składanych do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,

3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem osób, dla których ma zastosowanie kod „4”),

4 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni przez wspólników spółek (jednoosobowych z ograniczoną odpowiedzialnością, cywilnych, jawnych, komandytowych, p